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不会工作管理的人,最后都累死了…

发布时间:2023-10-09    信息来源:管理员      浏览次数:181

| 电脑屏幕上同时打开无数个网站页面,刷一下网页,查一下资料,找一找参考,回一下微信…


这是很多人工作的常态,因为任务的繁多,我们越来越追求“高效”,于是我们总是在同时处理这么多件事,以求提高自己的工作效率。


而这种看似“高效”的处理方式,却有可能让我们一天什么也完不成,然后陷入循环加班的泥沼。


多任务同时进行却处理不当的危害


1.我们永远无法获得真正的“专注”


有个概念叫“注意力残留”,当我们从一项未完成的任务A,切换到任务B时,由于A还没有做完,我们的大脑中会有一部分资源,仍然在对A进行处理和运算,然后抑制不住地回想到任务A,从而抑制我们对于任务B的投入。

同时在处理多项复杂的任务时,我们会发现我们的工作效率会变得惊人的低下。

其实,我们的大脑最适合的是,一次专心处理一项任务。


2.我们的深度思考能力在被摧毁



更简便信息获取方式和更广阔的信息获取渠道,原本是个好事,但不断切换网页,注意力不断被分散已经成为了我们的常态。就现在我们还在时刻关心着朋友圈回复,不要错过微信消息,这种情况下,我们还能安静思考多久?

在多任务工作环境下,我们同时关注海量信息,因此往往只能停留在表面,很难做到深入思考。多任务同时工作,会分散我们对每项任务的精力分配,对于每个任务,我们会倾向于“做到”,而不是“做好”——因为没有时间。而这样的后果,就是工作结果容易变得平庸。
而工作任务多而杂,不去做的话,它总在那里,有增无减。所以我们需要学会管理和安排我们手上的工作,才能真正提高工作效率。



我们如何应对?


1、四象限法对工作进行排序


四象限法则,是时间管理理论的一个重要观念。它是指应有重点地把主要的精力和时间,集中地放在处理那些重要但不紧急的工作上,这样可以做到未雨绸缪,防患于未然。


在人们的日常工作中,很多时候往往有机会去很好地计划和完成一件事。但常常却又没有及时地去做,随着时间的推移,造成工作质量的下降。在工作中分清轻重缓急,最好用也是最常用的方法是四象限时间管理法。


四象限法则很常见,很多人都不陌生,需要注意的是,用好四象限时间管理法的前提是,我们得清晰地知道自己的目标,并能够做出取舍和排序,否则,一样难以分清轻重缓急。


2.集中精力,击破难度大的任务



a.屏蔽干扰
在短时间内,切断一切外界干扰源,暂时屏蔽外界联系。

b. 超效时间段
在某个时间段,只专注某一项工作。限定时间内集中于一项工作,利于培养专注力。


3.标准作业程序



我们要把某件事、某个工作的标准步骤和要求以统一的格式描述出来,形成一个文档,用来指导和规范日常工作,包括工作应该产出什么,具体应该有什么步骤。


以一个产品包装设计为例。一个包装从接到客户的brief,到产品生产出来上货架,有哪些必经的步骤?


a.  理解
理解客户的生意,理解行业属性,理解产品的必备要素。这一步我们需要做大量资料搜集工作,行业报告,跑市场看竞品、看价格、看陈列,研究消费者的选择路径,进行消费者访谈等一系列工作。


b.定义
综合考虑市场竞争、产品特性及消费者需求后,定义我们的产品是针对哪一群人,他们在什么情况下产生什么需求,我们又用什么样的产品特性去满足他们?

比如某款纸巾新品,针对易感冒过敏人群,感冒时流涕皮肤容易被擦破,这时候他们需要一款更柔软的纸巾来保护自己,而市面上这样的纸巾很难找到;我们全新研发的新品添加了lotion保湿成分,纸张柔软安全,我们的纸巾给他们感冒过敏季节一个更安全柔滑的选择。

如仍是这个新品,针对敏感脆弱的宝宝,宝宝皮肤娇嫩脸部、屁屁容易被擦红,妈妈们需要一款柔软安全的纸巾对宝宝进行呵护,我们全新研发的新品,添加保湿、抑菌成分,对宝宝的敏感区进行安心呵护。不同的定义,会确定不同的创作方向。
c.概念
接着以上定义,我们进行产品设计概念的发想。如第一个定义,红鼻子作为一个感冒过敏季节的直观联想,记忆度最为深刻,因而我们考虑将红鼻子作为一个核心概念进行创作。感冒过敏季节,告别红鼻子,符号明确,记忆度深刻。



d.模型
在设计文件初步确定后,需要一比一同比例制作出来,放到货架上,看包装在货架上的实际表现力。这一步极其重要,在货架上比较,会让我们找到被忽略的部分。


e.  测试
最终的产品概念,包装形式都要拿去给消费者测试,看消费者对产品的接受度。根据测试的结果我们再一步步回过头去看我们的模型是否适合、概念是否有打动力、定义是否准确、产品理解是否有偏差。

在工作过程中,我们应该十分清晰我们具体工作所处的环节,这样我们能知道每个环节需要产出的内容,当需要帮助时,同事也能快速加入。


小 结



当手上工作多而杂时,不建议多任务同时进行。

  • 我们需要静下心来,先将工作分类排序;
  • 把每项工作的标准作业程序拉出来,将工作任务拆解,当需要帮助时,同事也能快速加入;
  • 一个时间段内,排除干扰,专注完成一项任务。

当所有的工作都有一个轻急缓重的分类,有一个极为清晰的工作步骤、规范和分工,工作效率自然而然也上去了。